Após o envio das applications, as universidades iniciam o processo de análise dos documentos recebidos. A maioria delas enviará os dados de acesso ao portal para monitoramento das candidaturas até uma semana após o envio, por e-mail.

Nos portais, é possível verificar quais documentos foram recebidos e quais estão pendentes. Muitos deles informam o deadline, mas não todos. Portanto, é importante deixar a application completa o quanto antes.

Algumas universidades comunicarão pendências por e-mail, enquanto outras as indicarão apenas no portal. Por isso, é de extrema importância verificar seu e-mail e portais com bastante frequência.

Cada universidade possui seu próprio Portal de Monitoramento. Algumas utilizam um modelo mais tradicional, enquanto outras exigem mais paciência e persistência. Abaixo, você encontrará um passo a passo detalhado de como criar o portal de modo convencional.

Caso o portal que você esteja criando não siga este modelo, siga as instruções da sua universidade ou peça ajuda à Equipe DpF.

E-mail com dados do portal: Após o envio da application, a universidade deve confirmar o recebimento em até uma semana. Caso não receba contato, sugerimos fortemente que entre em contato com o escritório de admissões por e-mail.

Geralmente, o e-mail recebido das universidades terá as seguintes informações:

1. O link para acesso ao portal;
2. O username do candidato;
3. Um PIN temporário.

Você deve clicar no link enviado e preencher suas informações para ativar sua conta. Após o primeiro acesso, adicione essas informações (link, login e senha) no seu Portal do Aluno da DpF e avise seu time no grupo de WhatsApp. Dessa forma, poderemos ajudá-lo a solucionar eventuais pendências.

O que fazer se der errado?

Em alguns casos, podem ocorrer problemas na criação do portal. O mais comum é a universidade informar que não há uma conta ativa com aquele nome. Nesses casos, entre em contato com o IT Help Desk pelo e-mail utilizado na application. Sempre inclua seu ID de estudante para facilitar o processo.

Abaixo, um modelo de e-mail que pode ser usado para contatar o IT Help Desk. Se possível, inclua um screenshot do problema no e-mail:

Dear IT Help Desk,

I hope my email finds you well.
My name is [nome completo] and I am an international applicant for Fall 2024. I have been trying to activate my application status portal account, but I have been facing some struggles. Would you please help me? When I enter the required information, [descrever aqui o problema].

Thank you,
[Nome do aluno e Student ID]

Para todas as applications que você enviar e fizer o upload do comprovante dentro do seu Portal do Aluno, um campo de “Dados Monitoramento” será liberado dentro do card da universidade.

Após realizar o primeiro acesso do seu Portal de Monitoramento, insira o link, login e senha no Portal do Aluno. Isso permitirá que a Equipe DpF possa te orientar e auxiliar durante a resolução das pendências.

Obs.: O link é muito importante, pois pode variar dependendo do curso (major) para o qual você se candidatou na universidade.

A maioria dos portais de monitoramento são semelhantes e seguem o padrão demonstrado na imagem abaixo:

1. Application Checklist: Esta seção lista todos os requisitos necessários para que sua application seja avaliada. O objetivo do Monitoramento é deixar seu checklist
2. Upload Materials: a maioria das universidades permite o upload de alguns documentos diretamente no portal. É importante observar que nem todos os documentos são aceitos dessa forma, como: históricos escolares, notas de provas etc. Esses documentos devem ser enviados de forma oficial (explicaremos melhor mais adiante).
3. Informações do estudante: Na application, você consegue confirmar suas informações pessoais (nome completo, data de nascimento e endereço), assim como informações relevantes da sua candidatura (Student ID e/ou Reference Number, major escolhido etc.).

Recomendamos que você acesse seus portais e entenda como ele funciona, onde estão as informações do checklist, onde ficam os comunicados, entre outras informações. Se tiver dúvidas, converse com sua Equipe DpF.

Primeiramente, queremos deixar claro que é completamente normal ter pendências no seu portal de applications. Isso acontece porque as informações chegam até as universidades de diversas fontes:

• Seus históricos precisam ser enviados pela escola;
• Suas notas são enviadas pelas agências responsáveis pelos testes;
• As cartas de recomendação devem ser enviadas por cada um dos seus recomendadores;
• As informações principais da sua candidatura chegam a partir da plataforma de application.

Portanto, não há um padrão de como essas informações são associadas em seu Portal de Monitoramento. Algumas são vinculadas ao seu nome, outras através do seu e-mail etc.

Aqui, vamos mostrar as pendências mais comuns e como resolvê-las, incluindo modelos de e-mail que você pode utilizar para se comunicar com a universidade.

Uma das pendências mais comuns que aparece no Portal de Monitoramento é a nota de Inglês. Isso deve ocorrer por alguns motivos:

• O nome do candidato na plataforma do teste de inglês estar diferente do nome na candidatura, devido à organização do nome, especialmente o middle name.
• O e-mail utilizado no cadastro da plataforma do teste ser diferente do e-mail utilizado na candidatura.
• A nota ainda não ter chegado à universidade (especialmente o TOEFL, que pode levar até 15 dias para ser entregue).

Para solucionar essa pendência, é necessário enviar um e-mail à universidade comprovando que você já enviou a nota.

Nos itens a seguir, disponibilizamos três sugestões de e-mails: uma para solucionar a pendência de Duolingo, outra do TOEFL e por último, a pendência do IELTS. Para acessá-los, basta clicar no modelo específico de cada.

Caso tenha enviado a nota do Duolingo, segue um modelo de e-mail para que você possa incluir suas informações e enviar para as universidades.

 

Dear Office of Admissions,

 

I hope my email finds you well.

My name is [NOME COMPLETO] and I am an international applicant for Fall 2024.
While checking my application status, I noticed that you are missing my Duolingo score. However, I have already requested to submit my official score and, by now, the Office should already have access to it.

 

See below a screenshot of the confirmation that the score was sent on [INCLUIR DATA DE ENVIO DAS NOTAS]:

 

[SCREENSHOT DA CONFIRMAÇÃO DE ENVIO DA NOTA]

 

Important information from my Duolingo account:

First name:
Middle name:

Last name:
E-mail:

 

I kindly ask you to verify this issue and with this information, you managed to find the score. If you are still unable to find it, please let me know if there is any additional information I can provide to help you locate the score.

 

Kind regards,
[NOME COMPLETO DO ESTUDANTE + APPLICANT ID]

Caso tenha enviado a nota do TOEFL, segue um modelo de e-mail para que você possa incluir suas informações e enviar para as universidades.

Dear Office of Admissions,

I hope my email finds you well.

My name is [NOME COMPLETO] and I am an international applicant for Fall 2024.
While checking my application status, I noticed that you are missing my TOEFL score. However, I have already requested to submit my official score and, by now, the Office should already have access to it.

See below a screenshot of the confirmation that the score was sent on [INCLUIR DATA DE ENVIO DAS NOTAS]:

 

[SCREENSHOT DA CONFIRMAÇÃO DE ENVIO DA NOTA]

 

Important information from my TOEFL account:
First name:
Middle name:
Last name:

My ID [pegar no portal ETS]:
E-mail [verificar e-mail utilizado no portal ETS:
Order number [pegar no comprovante de envio da prova]:

I kindly ask you to verify this issue and with this information, you managed to find the score. If you are still unable to find it, please let me know if there is any additional information I can provide to help you locate the score.

Kind regards,
[NOME COMPLETO DO ESTUDANTE + APPLICANT ID]

Caso tenha enviado a nota do IELTS, segue um modelo de e-mail para que você possa incluir suas informações e enviar para as universidades.

 

Dear Office of Admissions,

 

I hope my email finds you well.

My name is [NOME COMPLETO] and I am an international applicant for Fall 2024.

While checking my application status, I noticed that you are missing my IELTS score. However, I have already requested to submit my official score and, by now, the Office should already have access to it.

 

See below a screenshot of the confirmation that the score was sent on [INCLUIR DATA DE ENVIO DAS NOTAS]:

 

[SCREENSHOT DA CONFIRMAÇÃO DE ENVIO DA NOTA]

 

Important information from my IELTS account:

Candidate number:
IELTS Reference number:

 

I kindly ask you to verify this issue and with this information, you managed to find the score. If you are still unable to find it, please let me know if there is any additional information I can provide to help you locate the score.

 

Kind regards,
[NOME COMPLETO DO ESTUDANTE + APPLICANT ID]

Outra pendência muito comum é a universidade ainda não ter recebido a sua nota do SAT ou ACT. As causas são semelhantes às do TOEFL, e a solução também se dá através do envio de um e-mail.

É possível utilizar o mesmo modelo de e-mail mencionado anteriormente, apenas adaptando para as informações da sua conta do College Board ou do ACT.

Um ponto importante é que algumas universidades permitem que o aluno faça o self-report da nota no Portal de Monitoramento, resolvendo assim a pendência de imediato.

Os seus históricos escolares podem aparecer como pendência mais de uma vez. Isso ocorre porque as universidades solicitam os históricos de acordo com o calendário acadêmico do hemisfério norte.

As pendências dos históricos que podem aparecer são as seguintes:

• School Report: É o histórico enviado no momento do prazo da application, contendo todas as notas dos anos concluídos do candidato até o momento. Ele deve ser enviado pela escola, representado pela figura do counselor, para ser considerado oficial. Se você aplicou via Common App, é possível monitorar se esse envio está completo na parte de Recommenders & FERPA dentro da guia da universidade, na aba My Colleges.

Obs.: para o envio ser considerado completo o status deve estar como Downloaded ou Submitted.

• Mid Year Report: Esse histórico é solicitado por volta de janeiro/fevereiro. Para a maioria dos alunos internacionais que seguem o calendário acadêmico do hemisfério sul, esse histórico não se aplica. No entanto, incentivamos nossos alunos a enviarem o histórico final (se já tiverem disponível) para mostrar as notas completas às universidades. Não há um padrão de envio para o Mid Year Report: algumas universidades pedem através de upload no portal, outras pelo Common App e algumas aceitam apenas por e-mail diretamente da escola. Converse com a sua Equipe DpF para solucionar essa pendência.

• Final Report: Esse histórico é o final, após a conclusão de todos seus estudos no colégio. Ele é solicitado por volta de maio/junho pelas universidades e não há um padrão de como enviá-lo. Algumas universidades pedem, inclusive, que o histórico seja enviado de maneira física (por correio ou que o aluno entregue pessoalmente quando iniciar as aulas). Converse com a sua Equipe DpF para ver como solucionar essa pendência.

Depois de enviar sua application, é comum que as universidades solicitem alguns documentos ou formulários financeiros. Não há um período exato para isso acontecer, depende de cada universidade.

Na maioria das vezes, o formulário aparece como pendência no checklist e permite que você faça o download dele ou preencha diretamente no próprio Portal de Monitoramento.

Para resolver essa pendência, você precisa preencher o formulário e fazer o upload dele no seu Portal de Monitoramento. Em alguns casos, o envio precisa ser realizado por e-mail.

Se notar alguma pendência de documento financeiro, avise sua Equipe DpF. Enviaremos as instruções necessárias.

• Sempre que você criar seu cadastro no Portal de Monitoramento de alguma universidade, lembre-se de salvar o link, login e senha no Portal do Aluno da DpF. Isso permitirá que o seu time possa acompanhar e orientar durante a resolução das pendências;
• Configure o seu e-mail das applications no seu celular. Isso te ajuda a verificar frequentemente os e-mails enviados pelas universidades e pela Equipe DpF;
• Ao enviar e-mails para a universidade, sempre coloque seu Applicant ID no assunto do e-mail. Isso ajuda a universidade resolver a sua pendência mais rapidamente;
• Lembre se olhar todas as suas pastas do Gmail (Principal, Social e Promoções);
• Acostume-se a olhar também o Spam. Algumas mensagens importantes das universidades podem ir direto lá;
• Leia os e-mails atentamente: as universidades enviam diariamente muitos e-mails sobre diversos assuntos, alguns podem não se aplicar a você;
• Aproveite essa etapa para conhecer mais sobre as universidades. As universidades enviam muitos e-mails divulgando eventos, palestras, tours, clubes etc. São oportunidades valiosas para todos os candidatos.

Entendemos que seja uma etapa muito desafiadora e repleta de obstáculos. No entanto, queremos que saiba que estamos aqui para orientar e oferecer todo o suporte ao longo desse processo.

Aplicar para universidades requer organização e disciplina, mesmo depois das suas applications terem sido enviadas. Por isso, queremos compartilhar algumas dicas para ajudar na sua organização e permitir que você tire o melhor dessa etapa.

• Você pode ter um quadro para anotar os prazos importantes e ir riscando o que você já for concluindo;
• Existem muitos aplicativos que funcionam para computadores e celulares que também auxiliam na organização como Evernote, Monday, Trello, Google Calendar, Google Keep ou ToDoIst, por exemplo.

Não importa o método que utilize. Você terá muita coisa para fazer nos próximos meses e sem organização ficará perdido(a)!

Nós estamos à disposição para te guiar a auxiliar nessa etapa.

Conte conosco!